Polityka Prywatności
RODO
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z 27.04.2016 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy WE 95/46.
RODO wprowadza i ujednolica zasady przetwarzania danych osobowych na terenie całej Unii Europejskiej. W szczególności dba o bezpieczeństwo danych osobowych i chroni prawo do prywatności.
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679
Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych Użytkowników strony internetowej, Kandydatów, Klientów, Dostawców i innych osób, z którymi FlexHR Doradztwo Personalne Agencja Zatrudnienia Sp. z o.o. i/albo Flex Service Sp. z o.o. może się kontaktować w celu realizacji swoich usług.
SŁOWNIK
Administrator (ADO)
To osoba albo podmiot, który (samodzielnie albo wspólnie z innymi administratorami) ustala co, dlaczego i jak będzie przetwarzać. Tu: FlexHR i/albo Flex Service
Profilowanie
Sposób zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które wykorzystuje dane osobowe po to, aby ocenić czy klient posiada pewne cechy.
Podmiot przetwarzający
Osoba fizyczna albo podmiot, który przetwarza dane osobowe w imieniu i za zgodą Administratora na podstawie umowy zawartej pomiędzy podmiotami.
Dane osobowe
informacje, które identyfikują albo pozwalają zidentyfikować osobę, której te dane dotyczą. Będą to w szczególności: imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail, itp.
Przetwarzanie danych osobowych
działanie, dotyczące danych osobowych. Mogę one odbywać się w sposób automatyczny albo ręczny. O przetwarzaniu mówimy wówczas, gdy dane są: zbierane, utrwalane, organizowane, porządkowane, przechowywane, adaptowane albo modyfikowane, pobierane, przeglądane, wykorzystywane, ujawniane, udostępniane, dopasowywane albo łączone, ograniczane, usuwane albo niszczone.
Kandydaci
obejmuje osoby kandydujące na wszystkie stanowiska oferowane przez FlexHR i/albo Flex Service w wewnętrznych strukturach albo w organizacjach Klientów albo osoby, które przekazały CV bez związku z konkretną ofertą pracy.
Klienci
osoby, na rzecz których FlexHR i/albo Flex Service świadczy usługi w ramach prowadzenia swojej działalności. Może też obejmować osoby, które nie korzystają z usług, ale kontaktują się z FlexHR i/albo Flex Service w celu uzyskania informacji o usługach.
Uczestnicy
uczestnicy szkoleń, konferencji i projektów doradczo-szkoleniowych
Dostawcy
podmioty (np. spółki, jednoosobowe działalności gospodarcze, indywidualni dostawcy, pracownicy dostawców), którzy świadczą usługi albo dostarczają towary
Użytkownicy strony www
jakiekolwiek osoby wchodzące na jakąkolwiek stronę internetową należącą albo współadministrowaną przez FlexHR i/albo Flex Service
Personel
pracownicy, praktykanci i stażyści współpracujący na podstawie jakiejkolwiek umowy z FlexHR i/albo Flex Service. Niezależni kontrahenci i konsultanci, świadczący usługi na rzecz FlexHR i/albo Flex Service, dla celów niniejszej Polityki prywatności uznawani są za Dostawców
PODSTAWOWE ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH WEDŁUG RODO
Zasada zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości:
dane osobowe mają być przetwarzane w sposób zgodny z przepisami prawa. Dane osobowe jakie są w naszym posiadaniu są przechowywane i przetwarzane zgodnie z zaleceniami. Ponadto, o tym jak dane zbieramy i przetwarzamy, dlaczego to robimy i jak je przechowujemy informujemy możliwie wyczerpująco i jasno ustalonymi kanałami komunikacji.
Zasada minimalizacji i adekwatności danych:
przetwarzamy tylko te dane (adekwatne, stosowne), które są rzeczywiście potrzebne, by zrealizować dany cel;
Zasada prawidłowości danych:
dokładamy najwyższej staranności, by dane, które przetwarzamy, były zgodne z prawdą, aktualne i dokładne. Zgodnie z naszymi regulacjami wewnętrznymi, będziemy regularnie prosić osoby, których dane dotyczą, aby dobrowolnie sprawdziły i zaktualizowały swoje dane. W przypadku danych osobowych pracowników, aktualizacja danych może być konieczna ze względu na inne przepisy prawa.
Zasada ograniczenia celu oraz przechowywania przetwarzanych danych:
dane osobowe zbieramy jedynie w konkretnym, wyraźnym i prawnie uzasadnionym celu, którego nie moglibyśmy osiągnąć w inny sposób. Przechowujemy dane w formie, która umożliwia identyfikację osoby, której dane dotyczą. Przetwarzamy je tylko tak długo, jak jest to niezbędne, by zrealizować cel, dla którego je pozyskaliśmy (chyba, że do dalszego przetwarzania zobowiązują nas przepisy prawa).
Zasada integralności i poufności danych:
dokładamy wszelkich starań, aby nasze rozwiązania informatyczne i organizacyjne, dzięki którym dane osobowe, które przetwarzamy, były bezpieczne. Chronimy dane przed niedozwolonym albo niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem albo uszkodzeniem. Stale też rozwijamy nasze zabezpieczenia informatyczne i organizacyjne.
Zasada rozliczalności:
na żądanie organów uprawnionych do kontroli, jesteśmy w stanie wykazać, że dane osobowe gromadzimy, przechowujemy i przetwarzamy zgodnie z przepisami prawa. W przypadku nowych usług, już od momentu ich projektowania, uwzględniamy ochronę danych.
RODZAJ PRZETWARZANYCH DANYCH
Kandydaci
Informacje osobowe, np.: imię, nazwisko. Inne dane osobowe przekazane nam w sposób dobrowolny, a które nie są wymagane przez prawo i FlexHR i/albo Flex Service, np.: data urodzenia, zdjęcie, płeć, miejsce urodzenia.
Dane kontaktowe, np.: numer telefonu i/albo adres e-mail. Inne dane osobowe przekazane nam w sposób dobrowolny, a które nie są wymagane przez prawo i FlexHR i/albo Flex Service, np.: adres zamieszkania, inne dane kontaktowe.
Informacje o wykształceniu, przebiegu kariery zawodowej, posiadanych kwalifikacji i uprawnień zawodowych
Inne dane, które nie są wymagane, a które Kandydat zdecyduje się dobrowolnie przekazać.
Dodatkowo, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, bezpośrednio przed nawiązaniem stosunku pracy mogą być żądane następujące dane:
Numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość
Inne dane osobowe, a także dane osobowe dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień
Numer rachunku bankowego
Inne dane osobowe, jeżeli są niezbędne do zrealizowania uprawnienia albo spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa pracy
Klienci
Informacje o osobie: imię, nazwisko, inne dane przekazane dobrowolnie
Dane kontaktowe: adres zamieszkania albo prowadzenia działalności gospodarczej, adres e-mail i numer telefonu, inne informacje kontaktowe przekazane dobrowolnie
Numery NIP i/albo REGON
Informacje o numerze konta bankowego
Inne dane wymagane do nawiązania i prowadzenia współpracy biznesowej
Uczestnicy
Informacje o osobie: imię, nazwisko, inne dane konieczne do wzięcia udziału w szkoleniu, konferencji albo procesie doradczym
Dane kontaktowe: e-mail i numer telefonu, inne informacje kontaktowe inne dane konieczne do wzięcia udziału w szkoleniu konferencji i projektów doradczo-szkoleniowych
Inne dane, jeżeli są niezbędne do zrealizowania usługi.
Dostawcy
Informacje o osobie: imię, nazwisko, inne dane przekazane dobrowolnie
Dane kontaktowe: adres zamieszkania albo prowadzenia działalności gospodarczej, adres e-mail i numer telefonu, inne informacje kontaktowe przekazane dobrowolnie
Numery NIP i/albo REGON
Informacje o numerze konta bankowego
Inne dane wymagane do nawiązania i prowadzenia współpracy biznesowej
Użytkownicy strony www
Informacje techniczne:
adres protokołu internetowego (IP),
informacje dotyczące loginu, rodzaju, wersji przeglądarki, ustawienia strefy czasowej, rodzajów i wersji wtyczek do przeglądarki, systemu operacyjnego i platformy operacyjnej.
Informacje na temat odwiedzin
pełen strumień kliknięć Uniform Resource Locators (URL) do stron internetowych, poprzez te strony i z tych stron (w tym data i godzina);
przeglądane albo wyszukiwane usługi,
czas odpowiedzi podstron,
błędy pobierania,
długość odwiedzin na konkretnych podstronach,
informacje na temat interakcji na podstronie (np. przewijanie, klikanie i wskazywanie kursorem myszy)
sposoby wykorzystywane do opuszczenia podstrony.
Uwaga 1:
Na stronach www mogą znajdować się łącza do różnych witryn, które są w posiadaniu osób trzecich. W przypadku podawania danych osobowych w takich witrynach, są one poddawane regulacjom zawartym w politykach tych witryn. Administrator nie bierze odpowiedzialności za podawane, zbierane, wykorzystywane i w inny sposób przetwarzane dane osobowe w witrynach osób trzecich.
Pliki cookies
Strony należące do FlexHR i/albo Flex Service wykorzystują pliki cookies do odróżnienia użytkowników stron. Pomaga to zapewnić komfortowe przeglądanie stron i je udoskonalać.
Plik cookies to mały plik, składający się z liter i cyfr, przechowywany w przeglądarce albo na dysku twardym urządzenia Użytkownika strony www w przypadku wyrażenia na to zgody.
Wykorzystywane są następujące rodzaje plików cookies
Niezbędne: pliki wymagane do korzystania z naszych stron internetowych. Są to pliki umożliwiające skorzystanie z niektórych usług.
Analityczne: pliki dotyczące wydajności. Są to standardowe pliki Google Analytics, wykorzystywane do: celów statystycznych (np. oszacowania liczby odwiedzających), dostosowania zawartości serwisów internetowych i aplikacji do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania z tych usług, celów marketingowych.
Pliki cookies nie wygasają automatycznie.
Personel
Informacje osobowe, np.: imię, nazwisko. Inne dane osobowe konieczne do wypełnienia obowiązków prawnych np.: data urodzenia, zdjęcie, płeć, miejsce urodzenia.
Dane kontaktowe, np.: numer telefonu i/albo adres e-mail, adres zamieszkania.
Informacje o wykształceniu, przebiegu kariery zawodowej, posiadanych kwalifikacji i uprawnień zawodowych
Numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość
Inne dane osobowe, a także dane osobowe dzieci i innych członków najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień
Numer rachunku bankowego
Inne dane osobowe, jeżeli są niezbędne do zrealizowania uprawnienia albo spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa pracy
Powyższa lista danych osobowych dla wszystkich kategorii osób może nie być wyczerpująca.
ŹRÓDŁA DANYCH OSOBOWYCH
Przetwarzamy są dane osób, których dane dotyczą, a zostały przekazane nam:
na formularzach elektronicznych albo papierowych w chwili składania aplikacji do pracy, zgłoszenia szkoleniowego, zgłoszeniach do udziału w spotkaniach i konferencjach, itp. wydarzeniach organizowanych przez nas,
w formularzach serwisów ogłoszeniowych, gdzie są publikowane ogłoszenia,
w rozmowach telefonicznych, gdy rozmowę inicjuje osoba, która jest właścicielem danych,
za pośrednictwem mediów społecznościowych (w komentarzach pod postami albo w wiadomościach prywatnych),
przez partnerów współpracujących z nami (np. agencje, firmy outplacementowe, itp.) zgodnie z ich polityką prywatności,
jako rekomendacje od osób trzecich,
bezpośrednio, podczas spotkań biznesowych.
Dane Personelu są to zazwyczaj dane przeniesione z bazy kandydatów.
Powyższa lista źródeł danych osobowych może nie być wyczerpująca.
PODSTAWA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
Kandydaci
Osoba, której dane dotyczą wyraziła na to zgodę.
Jest to niezbędne do realizowania uprawnienia albo spełnienia obowiązku, wynikającego z przepisu prawa
Jest to konieczne do realizacji umowy, ponieważ osoba, której dane dotyczą jest jej stroną albo jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.
Klienci
Jest to konieczne do realizacji umowy, ponieważ osoba, której dane dotyczą jest jej stroną albo jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.
Jest to niezbędne do realizowania uprawnienia albo spełnienia obowiązku, wynikającego z przepisu prawa
Osoba, której dane dotyczą wyraziła na to zgodę.
Jest to niezbędne do ustalenia, wykonania albo obrony roszczeń prawnych
Jest to uzasadnionym interesem Administratora
Uczestnicy
Jest to konieczne do realizacji umowy, ponieważ osoba, której dane dotyczą jest jej stroną albo jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.
Jest to niezbędne do realizowania uprawnienia albo spełnienia obowiązku, wynikającego z przepisu prawa
Osoba, której dane dotyczą wyraziła na to zgodę.
Jest to niezbędne do ustalenia, wykonania albo obrony roszczeń prawnych
Jest to uzasadnionym interesem Administratora
Dostawcy
Jest to konieczne do realizacji umowy, ponieważ osoba, której dane dotyczą jest jej stroną albo jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.
Jest to niezbędne do realizowania uprawnienia albo spełnienia obowiązku, wynikającego z przepisu prawa
Osoba, której dane dotyczą wyraziła na to zgodę.
Jest to niezbędne do ustalenia, wykonania albo obrony roszczeń prawnych
Jest to uzasadnionym interesem Administratora
Użytkownicy strony www
Osoba, której dane dotyczą wyraziła na to zgodę.
Jest to niezbędne do ustalenia, wykonania albo obrony roszczeń prawnych
Jest to uzasadnionym interesem Administratora
Personel
Jest to konieczne do realizacji umowy, ponieważ osoba, której dane dotyczą jest jej stroną albo jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.
Jest to niezbędne do realizowania uprawnienia albo spełnienia obowiązku, wynikającego z przepisu prawa
Osoba, której dane dotyczą wyraziła na to zgodę.
Jest to niezbędne do ustalenia, wykonania albo obrony roszczeń prawnych
Jest to uzasadnionym interesem Administratora
OKRES PRZETWARZANIA DANYCH
Dane przetwarzane są przez czas jaki jest niezbędny, aby osiągnąć cel przetwarzania. Cele przetwarzania wskazane są w dokumentacji przekazywanej osobom, których dane dotyczą.
Wyjątkiem są sytuacje gdy dane muszą być przechowywane z powodu odrębnych przepisów.
Dane są usuwane albo anonimizowane, gdy:
osoba, której dane dotyczą cofnie zgodę na przetwarzanie danych osobowych (jeżeli to zgoda była podstawą przetwarzania)
osoba, której dane dotyczą, skutecznie sprzeciwi się dalszemu przetwarzaniu,
nastąpi przedawnienie ewentualnych roszczeń,
upłyną terminy, wynikające z innych przepisów,
upłyną terminy, wynikające z regulaminów albo umów.
PROFILOWANIE DANYCH
Profilowanie danych jest wykorzystaniem algorytmów, które określają kompetencje i doświadczenia kandydatów. Wykorzystywane jest przy wyborze kandydatów do wykonywania określonej pracy. Wstępny etap profilowania może odbywać się w sposób zautoamtyzowany.
Profilowanie wykorzystywane jest przy wyborze osób, będących potencjalnymi uczestnikami szkoleń i innych wydarzeń organizowanych prze ADO.
OBOWIĄZKI INFORMACYJNE
Informacje na temat ochrony danych osobowych są przez cały czas dostępne na naszej stronie www.flexhr.pl. Chętnie też odpowiadamy na wszystkie zadawane pytania.
Kiedy informujemy?
Gdy dane zbieramy bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, informacja przekazana jest natychmiastowo. Gdy dane pochodzą z innego źródła osoba, której dane dotyczą jest informowana:
w rozsądnym terminie, nie później jednak niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych;
najpóźniej przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą (jeżeli dane wykorzystywane są w komunikacji z tą osobą),
chyba, że udzielenie informacji okazuje się niemożliwe albo wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku.
Jak informujemy?
Informacje przekazywane są:
w klauzulach informacyjnych – zamieszczane są w dokumentach przeznaczonych dla osoby, której dane dotyczą albo w systemie rekrutacyjnym (wersja pełna);
osobiście albo telefoniczne podczas rozmowy z przedstawicielem FlexHR (wersja skrócona);
elektroniczne, w tym poprzez umieszczenie tej informacji na stronie flexhr.pl
UPRAWNIENIA OSÓB, KTÓRYCH DANE SĄ PRZETWARZANE
Prawo dostępu do danych: Osoba, której dane dotyczą, ma prawo dostać od nas informację o tym, czy przetwarzamy jej dane osobowe. Zainteresowana osoba ma prawo wiedzieć:
dlaczego przetwarzamy określone dane
jakie typy danych przetwarzamy
jakim odbiorcom albo kategoriom odbiorców ujawniliśmy (albo możemy ujawnić) dane
jak długo planujemy (o ile można to określić) przetwarzać dane albo na podstawie jakich kryteriów ustaliliśmy ten okres.
Prawo do sprostowania danych: Każda osoba może żądać, niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych albo uzupełnienia niekompletnych danych. W zależności od rodzaju danych, korektę można złożyć osobiście w biurze, mailowo albo sms-owo.
Prawo do usunięcia danych: Osoba, której dane dotyczą, może żądać usunięcia danych. Żądanie usunięcia danych można zgłosić osobiście w biurze ADO albo wysyłając zgłoszenie na adres rodo@flexhr.pl Żądanie zostanie zrealizowane tak szybko jak to możliwe (przyjęty podstawowy okres usunięcia danych: 30 dni). Pozostaną:
informacja o tym na czyj wniosek dane zostały usunięte;
dane pracowników, zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi archiwizowania dokumentacji kadrowej i płacowej.
Prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych: Osoba, której dane dotyczą może zażądać ograniczenia przetwarzania jej danych. W sytuacji gdy ustalamy, dochodzimy albo bronimy się przed roszczeniami możemy nadal przetwarzać dane pomimo żądania.
Prawo do przenoszenia danych: Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać przeniesienia danych. Prośbę o przeniesienie można złożyć osobiście w biurze ADO albo wysyłając zgłoszenie na adres rodo@flexhr.pl Dane zostaną przekazane tylko tej osobie, której dane dotyczą.
Nie zostaną udostępnione te dane, które zostały przez nas wywnioskowane.
Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania: Osoba, której dane dotyczą może się sprzeciwić przetwarzaniu danych jeśli jest to czynione to w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes. Osoba wnioskująca powinna każdorazowo wskazać nam rodzaj i przyczynę sprzeciwu.
ZASADY POSTĘPOWANIA PRZY NARUSZENIACH OCHRONY DANYCH
Naruszenie ochrony danych osobowych to przypadkowe albo niezgodne z prawem zniszczenie, utrata, modyfikacja, ujawnienie albo udostępnienie danych przez administratora.
Osoby, których dane dotyczą zostaną poinformowane niezwłocznie, jeśli ryzyko naruszenia praw i wolności zostanie ocenione jako wysokie. Jeśli bezpośrednie przekazanie informacji okaże się utrudnione, zostanie wydany publiczny komunikat.
Organ nadzorczy poinformujemy niezwłocznie, w miarę możliwości technicznych, nie później niż 72 godziny po wykryciu naruszenia, jeśli ryzyko naruszenia praw i wolności zostanie ocenione jako wyższe niż niskie.
Jeśli osoba, której dane dotyczą podejrzewa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z RODO, może wnieść skargę do organu nadzorczego w zakresie ochrony danych osobowych w sposób wskazany na stronie internetowej organu nadzorczego pod adresem www.giodo.gov.pl
KOMU I DLACZEGO DANE SĄ PRZEKAZYWANE
Zgodnie z prawem możemy i przekazujemy dane pracowników, bez uzyskiwania dodatkowych zgód, by realizować nasze ustawowe obowiązki. Przekazujemy dane instytucjom, takim jak: Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy (w razie konieczności), itp.
Dane osobowe powierzamy również, na podstawie umów powierzenia, podmiotom zewnętrznym realizującym usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych (m.in. księgowe, IT, prawne).
Podmiotom trzecim (klienci, podmioty realizujące usługi wspierające realizację działań) dane przekazujemy tylko w oparciu o zgodę osoby, której dane dotyczą.
ZASADY PRZEKAZYWANIA DANYCH POZA POLSKĘ
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom z Europejskiego Obszaru Gospodarczego, jeśli siedziby i/albo oddziały podmiotów współpracujących się tam znajdują. Zasady przekazywania danych opisane są w umowach zawieranych z tymi podmiotami.
Dane osobowe mogą być również przekazywane podmiotom spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, jeśli siedziby i/albo oddziały podmiotów współpracujących się tam znajdują. Zasady przekazywania danych opisane są w umowach zawieranych z tymi podmiotami.
Dane osobowe mogą być również przekazywane podmiotom spoza Polski (z albo spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego), jeśli właściciel danych osobowych jest właścicielem skrzynki pocztowej, której serwer zlokalizowany poza Polską.
AKTUALIZACJE POLITYKI PRYWATNOŚCI
Polityka prywatności będzie aktualizowana w odpowiedzi na zmiany prawne, techniczne i biznesowe. Aktualizacje każdorazowo będą znajdować się na stronie internetowej www.flexhr.pl i opatrzone zostaną jej dokonania.
INSPEKTOR OCHRONY DANYCH
Powołany został Inspektor Ochrony Danych , który odpowiada za przestrzeganie przepisów o ochronie danych.
Kontakt z Inspektorem:
Mailowo: rodo@flexhr.pl
Osobiście: FlexHR Doradztwo Personalne Agencja Zatrudnienia Sp. z o.o.
Ul. Kościuszki 51B
Pocztą na adres: jak wyżej
Stan na: 1. stycznia 2020