6 powodów, dla których Outsourcing Kadr i Płac sprawdzi się w Twojej firmie

Wyobraź sobie jedną z poniższych sytuacji:

• Przychodzisz rano do pracy i okazuje się, że wszystkie osoby odpowiedzialne za obsługę kadrowo-płacową Twoich pracowników zachorowały lub z dnia na dzień złożyły wypowiedzenie.

• Zbliża się termin wypłaty wynagrodzeń, a w Twojej firmie nie ma nikogo, kto mógłby naliczyć i wypłacić pensje.

• Twój zaufany, wieloletni pracownik odchodzi na emeryturę, a długotrwała rekrutacja osoby na jego miejsce nie przynosi oczekiwanych rezultatów.

• Pracownicy potrzebują przedłużyć umowy, składają wnioski o wydanie zaświadczeń lub kończą zatrudnienie i potrzebują świadectwa pracy, a Ty nie masz pojęcia, jak się za to zabrać.

Jesteś na nie przygotowany? Nawet najlepiej przygotowane firmy nie są w stanie przewidzieć wszystkich sytuacji kryzysowych, dlatego korzystają one ze wsparcia profesjonalistów.

Jesteśmy zespołem ekspertów w dziedzinie kadr i płac a w tym artykule wyjaśnię Ci, dlaczego outsourcing tego obszaru może być dobrym rozwiązaniem dla Twojej firmy.

1. Spokój i bezpieczeństwo

O kryzysowych sytuacjach nie myśli się, dopóki się nie wydarzą. Sama całkiem niedawno trafiłam niespodziewanie do szpitala - w okresie naliczania wypłat. Wypłata wynagrodzeń w terminie to jeden z najważniejszych obowiązków każdego pracodawcy, który niezrealizowany niesie za sobą ogromne konsekwencje. Nawet nie chciałam sobie wyobrażać, co się wydarzy, jeśli będę niedysponowana dłużej niż jeden dzień. Na szczęście my jesteśmy przygotowani na takie sytuacje.

FlexHR w swoim zespole kadrowo-płacowym zatrudnia kilku ekspertów. Oczywiście, do obsługi Twojej firmy przypisany jest jeden pracownik, z którym na co dzień będziesz się kontaktować. Dla bezpieczeństwa Twojej firmy wewnętrznie działamy na zasadzie zastępowalności. W specyfikę obsługi kadrowo-płacowej danej firmy, zasady naliczania wynagrodzeń oraz ich terminy, zakres dodatków płacowych i innych istotnych rzeczy wdrożony zawsze zostaje drugi pracownik. W razie nieobecności dedykowanej osoby, ten właśnie ekspert z naszego zespołu bezzwłocznie przejmie jego obowiązki, zapewniając ciągłość obsługi. Dzięki takiemu rozwiązaniu mamy pewność, że nawet najbardziej kryzysowa sytuacja w żaden sposób nie zaburzy ciągłości naliczania i wypłacania wynagrodzeń, zapewni też bieżącą obsługę kadrową Twoich pracowników.

2. Elastyczność

Obsługujemy zarówno firmy zatrudniające 8, jak i 800 osób. Takie, które proszą nas o pomoc w pełnej obsłudze kadrowo-płacowej, oraz takie, które chcą firmie zewnętrznej przekazać sam payroll. Firmy, które ewidencje czasu pracy prowadzą w sposób papierowy, ale też takie, które robią to za pomocą elektronicznych odczytów.

Niezależnie od tego, jaki system czasu pracy obowiązuje w Twojej firmie:

• czy jest samo wynagrodzenie zasadnicze, czy szereg dodatków i benefitów płacowych,

• czy masz związki zawodowe, posiadasz Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, a może dodatkowo kasy zapomogowo-pożyczkowe,

• czy zatrudniasz na podstawie umów o pracę lub też cywilnoprawnych,

zawsze dopasujemy swoje usługi do Twoich potrzeb.

Każde z naszych rozwiązań jest szyte na miarę, dlatego na pierwszej rozmowie nasi specjaliści przeprowadzą z Tobą krótką ankietę, zapoznają się z Twoimi potrzebami i pomogą dobrać ofertę, która powinna być skierowana właśnie do Ciebie. Na każdym etapie możesz liczyć na naszą pomoc oraz fachowe doradztwo.

3. Przejęcie odpowiedzialności za przeprowadzane kontrole

Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy - to trzy instytucje, które najczęściej prowadzą regularne i bardzo obszerne kontrole w działach kadrowo-płacowych. Myślę, że żadna firma zatrudniająca pracowników nie jest w stanie ich uniknąć. Żeby było jeszcze mniej kolorowo, każda z tych instytucji może kontrolować 5 ostatnich pełnych lat. Oznacza to jedno: bardzo duży zakres przeprowadzanej kontroli przekładający się bezpośrednio na Twój czas i Twoje pieniądze. Kontrola w firmie może trwać nawet ponad miesiąc, a znalezione błędy mogą kosztować Cię naprawdę dużo pieniędzy. Nie wspominam o stresie, który towarzyszy podczas rozmów z osobami, które te kontrole przeprowadzają…

Zaletą korzystania z outsourcingu kadrowo-płacowego jest to, że w przypadku kontroli nie zostawimy Cię samego. Co więcej, to my jako eksperci odpowiedzialni za świadczenie tych usług w Twojej firmie weźmiemy na swoje barki wszystkie czynności sprawdzające. Spotkamy się z osobą kontrolującą, ustalimy z nią szczegółowy zakres sprawdzanych rzeczy, przygotujemy dla niej niezbędne dokumenty, udzielimy potrzebnych informacji na każdym etapie kontroli, wyjaśnimy rozbieżności, odpowiemy na pytania i weźmiemy odpowiedzialność za ewentualne błędy, które niezwłocznie poprawimy.

4. Uaktualnianie na bieżąco przepisów prawa pracy

Przepisy z zakresu prawa pracy oraz z zakresu naliczania wynagrodzeń to bardzo obszerny i skomplikowany temat, który ciągle się zmienia i ewoluuje. Ostatnie lata pokazały, że ustawodawca niezwykle często wprowadzał bardzo rewolucyjne zmiany. Dodatkowo pojawiają się nowe interpretacje już istniejących przepisów.

Na pewno pamiętasz, kiedy wprowadzany został Polski Ład - wiele firm martwiło się, że nie poradzi sobie z wdrożeniem przepisów z niego wynikających. Nasi klienci nie mieli takich zmartwień. Nasz zespół to eksperci, którzy ciągle się szkolą, rozwijają, dostosowują swoją wiedzę do zmian i działają zgodnie z najnowszymi regulacjami. Przeszliśmy szereg szkoleń, wysłuchaliśmy kilkunastu webinariów i podzieliliśmy się wiedzą z naszymi klientami, zwracając uwagę na najbardziej potrzebne i kluczowe z ich perspektywy procesy. Byliśmy w pełni przygotowani na nadchodzące zmiany i stale monitorowaliśmy sytuację prawną nowego programu, aby móc w porę reagować.

Dzieje się tak za każdym razem, kiedy zmienione lub zaktualizowane zostają przepisy. Nie musisz się tym martwić, nie musisz się też tym interesować. To my wyślemy do Ciebie informację o nadchodzących zmianach i krok po kroku przeprowadzimy proces wdrożenia ich w Twojej firmie.

Wartością dodaną outsourcingu kadrowo-płacowego jest to, że bazujemy na doświadczeniu i wiedzy nie tylko jednej osoby, ale szeregu specjalistów. Na pewno zdajesz sobie sprawę, że czasem jeden przepis interpretowany może być na wiele sposobów, a prawo pracy jest tak obszerną dziedziną, że nie wszystkie sytuacje da się przewidzieć. Dzięki temu, że nasi eksperci obsługują ponad 2000 pracowników, mogą na bieżąco wymieniać się swoimi doświadczeniami, a napotkane problemy rozwiązywać, bazując na swoich wzajemnych doświadczeniach i wiedzy.

5. Kompleksowa obsługa od "a" do "z"

Naliczanie wynagrodzeń to nie tylko sporządzenie listy płac, a obsługa kadrowa pracowników nie kończy się wyłącznie na przygotowaniu umowy czy świadectwa pracy. Decydując się na skorzystanie z usług naszej firmy, możesz mieć pewność, że zapewnimy kompleksową i pełną obsługę z zakresu kadr i płac.

Od strony płacowej:

• sporządzimy listy płac,

• przygotujemy paczki z wynagrodzeniami dla pracowników,

• skontaktujemy się z Twoim działem księgowości i wyślemy wszelkie niezbędne do zakończenia miesiąca zestawienia,

• zrobimy deklarację DRA, PIT, PFRON, PPK, SODIR i podamy Ci kwoty do zapłaty,

• sporządzimy zestawienia do GUS,

• wyślemy paski płacowe dla pracowników,

• przyjedziemy na dyżur, aby na bieżąco odpowiedzieć na pytania i rozwiać wątpliwości zatrudnianych przez Ciebie osób,

• przygotujemy też wszelkie rozliczenia roczne, w tym Pity dla Twoich pracowników.

Będziemy dla Ciebie wsparciem również w pozostałym zakresie - zawsze wtedy, kiedy pracownik poprosi o zaświadczenie o zarobkach, Z-3, druki do emerytury czy innych świadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Od strony kadrowej:

• skierujemy kandydata na badania lekarskie,

• przygotujemy wszelkie dokumenty niezbędne do zatrudnienia nowego pracownika,

• wprowadzimy jego dane do systemu i zgłosimy go do ubezpieczeń społecznych,

• zawrzemy umowę o pracę i na bieżąco będziemy monitorować jej długość i wprowadzane do niej zmiany,

• jeżeli zaistnieje taka potrzeba, przygotujemy wypowiedzenie, a później świadectwo pracy,

Dla każdej zatrudnionej osoby zaprowadzimy dokumentację pracowniczą, którą po zakończonym zatrudnieniu zarchiwizujemy.

6. Minimalizacja kosztów

Obsługa kadrowo-płacowa to nie tylko koszt zatrudnienia dedykowanego do tego pracownika. To również wydatki związane z zapewnieniem dla niego przestrzeni biurowej, materiałów biurowych i szkoleń. Oddając proces kadrowo-płacowy firmie zewnętrznej, nie interesują Cię koszty zakupu licencji programu kadrowo-płacowego i sprzętu komputerowego, koszty obsługi programisty i informatyka.

Podsumowując:

Korzystając z usług outsourcingu kadrowo-płacowego naszej firmy, zyskujesz:

• czas, aby skupić się na podstawowej działalności Twojej firmy,

• spokój, że sprawy kadrowo-płacowe są w rękach ekspertów,

• pieniądze, optymalizując koszty tworzenia działu kadrowo-płacowego w Twoim przedsiębiorstwie.

Skontaktuj się z nami już dziś, aby uzyskać bezpłatną konsultację i dowiedzieć się więcej o tym, jak możemy pomóc Twojej firmie.

---